2 месяц 3 неделя

Закончилась наша неделька подтягивания. Продолжим путешествие к порядку.

Крибли-крабли-бумс!!!

На этой неделе мы узнаем как работает волшебная формула, наведя порядок в ящиках письменного стола.

Необходимое время от 0,5 до 1, 5 часа.


Шкафы и папки, рабочие кабинеты и домашние бумаги – любую зону беспорядка можно привести в порядок с помощью 3 шагов. Их называют Волшебной формулой.

Как только вы хорошенько ее поймете – сможете применить для организации чего угодно.
Первый раз мы ее опробуем на письменном столе, чтобы прибраться на нем и снаружи и внутри.

Вот как звучит Волшебная формула:
1. Убрать.
2. Категоризировать
3. Организовать.

Не забываем, что не беремся за всю задачу сразу, разбиваем ее на маленькие посильные этапы. На лесенку поднимаемся по ступеньке. Дорогу проходим по шажку.

Начинаем разбирать формулу.

Часть 1 – Убрать.

Это не только вынос мусора или комнаты или кабинета (хотя, наверняка, найдется немало вещей, которые так и просятся на выброс). Давайте подойдем к делу творчески, так как нам надо избавиться от всего, что мы не используем в данном помещении. Это взятые у кого-то вещи или бумаги, бумага для макулатуры, или просто возвращение вещи на свое место. После уборки помещение смотрится уже менее беспорядочно, а это помогает мыслить яснее. У нас уже был подобный опыт, когда проводили скоростную уборку.

Часть 2 – Категоризировать.

Категории – это основа организованной системы. Представляете, как здорово, когда вы с первого взгляда можете сказать, сколько у вас тех или иных вещей?!
Дома мы можем разобрать о категориям кухонную утварь, продукты, моющие и чистящие средства. Если все разобрано по категориям, вы всегда знаете, когда нужно купить стиральный порошок, а когда муку. И рассортировать можно все – от канцелярских принадлежностей, до ниток для вышивания. Например, если вы решите собрать в одном месте маленькие предметы, будете поражены, как у вас много скрепок, кнопок, булавок, скотча… Пока их не собрали в одно место, трудно догадаться об их количестве.
Чуть позднее мы разберем на какие категории можно разделить документы, связные с любым проектом. Тип предметов может меняться, но принципы организации остаются.

Часть 3 – Организовать.

Это последняя часть Волшебной формулы – организовать категории так, чтобы зона. В которой наводим порядок была приятной на вид и удобной в использовании.

На этой неделе мы наведем порядок в ящиках стола. Я расскажу, как это сделать удобнее, чтобы повысить вашу отдачу от работы.

30 минутная скоростная уборка.

Мы уже крутые специалисты, поэтому помним, что надо установить таймер, приготовить мешок для мусора, корзинку или коробку для вещей, которые надо отдать, и еще одну – для вещей, которые оказались не в том месте и после уборки надо разложить по своим местам.

Раз, два, три!!! Ныряем в ящики!

Я знаю, что это жутко – именно там находится вся офисная мелочь. В эти 30 минут мы забываем о жалости. Если предмет не используется, не нравится – в мусор! Если пригодится в другом месте – отложите в коробочку, чтобы после окончания уборки, разложить эти вещи по местам. Чужое – в третью коробочку, верните его в тот же день, по возможности в течение получаса после уборки.
Если в столе оказался ящик, заполненный документами – к нему не прикасаемся, пусть ждет своей очереди в следующем месяце. А вот все, что не относится к документам, оттуда выгребаем и перебираем.

Таймер сработал. Смотрим, что у нас осталось, и начинаем организовывать.

Несколько подсказок.
- мы ищем предметы, от которых можно немедленно избавиться.
- если не уверены, что предмет не нужен – спросите себя – когда я им последний раз пользовалась?
- если это было давно, не было никогда, вещь лежит на всякий случай – лучше с ней расстаться.

Помним, что скоростная уборка – один из способов овладевания первой частью Волшебной формулы.

Избавляемся от следов перекуса.

Один из ящиков забит одноразовой посудой или посудой с кухни? Выбросьте или отнесите на место.
Если меню из нескольких заведений, где заказываете еду – соберите их в одно место, позже сложите в скоросшиватель, если они вам необходимы. Если работаете на ресепшен – разложите меню в алфавитном порядке по прозрачным файликам в скоросшиватель с твердой корочкой, снабдите надписью МЕНЮ, чтобы любой сотрудник фирмы, мог взять его с вашего стола.
Если у вас всего пара меню – сложите их в мягкую папку с файлами.
А если работает Интернет – уверены, что меню вам все еще нужны?

Избавьтесь от лишних канцтоваров.

Сложите в мусорную корзину или отдайте секретарю все канцелярские принадлежности, которые вам не нужны. Можно иметь одну пачку скрепок про запас, но зачем вам семь? Они только место занимают.
Пересмотрите свои ручки. Выбросьте те, в которых закончились чернила, если вы не коллекционер. Если пользуетесь только автоматическими карандашами – раздайте те, которые надо точить. А что с фломастерами и маркерами? Они все хорошо пишут? Может их тоже слишком много?
Одни ножницы нужны, но зачем вам четверо?
Также переберите линейки, резинки и прочий инструментарий.

Калькуляторы.

Может вам и нужен один, хотя есть сотовый, компьютер, но больше то зачем?

Бумага

Бланки, конверты, открытки, визитки лучше хранить в столе. Только оставьте их разумное количество, не больше чем на полгода. И зачем вам несколько чистых блокнотов и целая стопка тетрадей?

Визитки

Большинство людей хранят карточки с предыдущих мест работы. Хорошо, если в единичном количестве, а если упаковками! Зачем?.. Чтобы не забыть где работали и чем занимались? Если уж очень хочется оставить на память – оставьте самый минимум и сложите в красивую визитницу, и поместите ее в самую дальнюю часть ящика.
Наведя порядок на столе, вы наверняка найдет «сокровища», которым будете просто поражены. Будьте честны с собой – они вам действительно нужны?

Что чаще всего находят в столе ( не забудьте проверить сроки годности при необходимости):
- косметику, лак, кисточки, расчески, гели,
- витамины, бады, лекарства
- пищу: чипсы, чай, сахар, йогурты и. д.
- декоративные элементы, которые стояли на столе
- средства личной гигиены
- чистящие средства

Снова ставим наш таймер, теперь на 15 минут и избавляемся от вещей, которыми не позьзуемся. Косметику, пищевые добавки, если срок не истек, положите на место или унесите домой. Будьте безжалостны ко всему лишнему. Чтобы не только внешний вид кабинета производил приятное впечатление. Для нас важна любая зона рабочего пространства. Вы- главная часть уравнения, и дзен изменяет ваше рабочее место так, чтобы оно служило вам, а не для восхищения посторонними людьми.

Прибираемся дальше?

Еще раз ставим таймер, теперь на 35 минут-30 минут на уборку и быстрое принятие решений, 5 на расчистку завалов в вашем рабочем пространстве.

Раскладываем по категориям оставшиеся канцелярские принадлежности

Пока мы выгребали из ящиков, беспорядок стал страшнее, чем до начала уборки Это нормально!
Если вещей много, их удобнее раскладывать на полу, а не на столе.

Начинаем категоризировать. Брем первый ящик и складываем рядом предметы, имеющие друг к другу отношение. Например – скотч, клей, булавки, скрепки – это одна категория. Потому что они скрепляют одно с другим. Степлер надо держать рядом удалителем скрепок и т. д. Понятно?

Обычно для канцелярии выделяют 2-3 ящика. Верхний – ваш командный центр, там хранится инструмент, который всегда должен быть под рукой.

Попробуйте создать свои категории, или воспользуйтесь предложенными:
- скрепляющие инструменты (срепки, кнопки..)
- писчие принадлежности (ручки, маркеры, карандаши, ластики..)
- предметы личной гигиены (лак, дезодорант, женские гигиенические средства..)
- товарные чеки
- разное (деньги, батарейки, ключи, печати, визитки, линейки..)
- клейкие листочки (любых цветов и размеров)
- диски
- блокноты
-конверты
-фирменные бланки
- чистящие средства.

Когда разложите все по категориям, возможно решите, что еще кое что стоит выбросить. Когда предметы сгруппированы, легче понять, что их больше, чем нужно.
Вспоминайте мантру: «Если вы купили вещь, которая не нужна – верните или отдайте.» Избавляйтесь от всего, что больше не пригодится.

Протрите поверхность стола. Теперь мы готовы к последней части Волшебной формулы – организации категорий.

Необязательно для этого тратить много денег. Используйте подложки-разделители для ящика, небольшие коробочки, пеналы или контейнера. Если предметы перепутаются – беспорядок снова вернется. Очень веселую мозаику можно создать в столе из разноцветных контейнеров, она всегда поднимет настроение от яркости красок.

Когда будете прибираться в своем офисе, скорее всего начнутся комментарии – Надолго тебя хватит? Тебе заняться нечем? Ну и бардак ты тут устроили?! И т. д. и т. п… Не обращайте внимания! Улыбайтесь и бегайте под таймер, кивайте головой в знаксогласия и продолжайте заниматься своим делом. Не обсуждайте свои действия и не защищайтесь. Получайте удовольствие. Пусть говорят, что хотят, зато вы сбережете много своих сили и времени после организации рабочего пространства.

Еще несколько подсказок.
Уберите со стола большие органайзеры. Поставьте ручки, фломастеры.. в настольный органайзер не больше кофейной чашки. Оставьте в нем только необходимое, остальное сложите в верхний ящик стола.
Если предпочитаете пустой стол – не держите на нем писчие принадлежности – их тоже можно сложить в верхний ящик, а запас – в большой контейнер.
Для скрепляющих инструментов используйте стандартный органайзер, который можно хранить в неглубоком ящике стола.
Скрепки для степлера из упаковки доставать не стоит – легко рассыпаются.
Скотч быстро высыхает, поэтому нет смысла хранить его много.
Многие хранят в столе чеки. Но им там не место! Сложите их в конверт или в папку с файликами, в зависимости от их количества и необходимости.
Избавьтесь от лишних конвертов в столе, лучше воспользуйтесь подвесной папкой или отдайте их секретарю.
Многие так любят разноцветные клейкие листочки, что их запасов хватило бы на небольшую армию. Оставьте одну пачку на столе, а остальные сложите в стол, в органайзер. И сразу снимите с них и выбросьте пластиковую пленку.
Если храните что-то связанное с личными банковскими счетами – сразу заберите домой. Слишком много в мире любопытных.
Предметы личной гигиены и продукты лучше хранить в пластиковых ящичках, и не забывать при этом о гигиене и санитарии. Кому то нужны грызуны, тараканы?

Все, что лежит на дне кучи, легко забыть и трудно достать. А нам надо знать, что у нас есть, и сразу же этим пвоспользоваться. Контейнера помогают избежать накопления посторонних вещей в ящиках стола.

И, наконец, вездесущие диски. Храните их в скоросшивателе или специальном кейсе. Если в столе мало места – может лучше их в шкафу поставить? На худой конец – на пластиковую стойку рядом с монитором.

А теперь оценим результаты своего труда. Уверена, что вы будете поражены тем, что ящики стола могут вызвать состояние контроля над ситуацией и спокойствия. Ведь это значит – что все всегда под рукой, а вы экономите свое время!

В атаку, на ящики!