Система хранения документов

Давно хочу привести в порядок документы, а то валяются где попало
Вот хорошее решение http://author.richmother.ru/?p=113

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

«Здоровье» или «Медицина».
В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.
Медицинские документы желательно все копировать, т. к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т. к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

«Коммунальные платежи».
В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т. д. Количество и названия папок у вас будет свое.
В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.
Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т. е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

«Банк».
Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.


«Работа».
Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

«Авто» или «Транспорт» (если имеются).
Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

«Недвижимость».
В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т. д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.
Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

«Техника».
В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.
Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

«Личные документы».
Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т. д.
Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.
Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.


И еще несколько советов.

Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе.
Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей


Источник: http://domovenokk.ru/optimizatsiya/sistema-hraneniya-dokumentov-doma#ixzz3XpPmPYY5


Сколько лет хранить бумажки

документы в архивах и в отделах кадров хранятся не менее 75 лет
отчеты и все документы, которые действительны в течение одного года - уничтожаются через год
товарные чеки хранятся два года, а на товары длительного пользования 10 лет
квитанции и счета не более 3 лет. Так как это максимальный срок исковой давности. Через три года, согласно статье 196 ГК РФ, по этим бумажкам ни от вас, ни к вам не могут быть предъявлены претензии
все бумаги, имеющие отношение к налогам, хранятся 4 года.

blogohoz.ru

Эффективная система управления бумажными ресурсами проста как алфавит, она основана на делении бумаг на три вида:

Активные бумаги-относятся бумаги «быстрого реагирования» — записки, клочки бумаги с телефонами патронажной службы и наспех нацарапанной информацией, счета на оплату и т. д. Местом для хранения таких бумаг можно сделать папку, ящик стола или коробку в легкодоступном месте — в таком, куда не составит затруднений бросить бумагу и после этого не забыть про нее. «Активные» бумаги можно хранить на вашей стартовой площадке,
утренние сборы могут свести с ума самого уравновешенного человека: яичница подгорает, дети дерутся из-за перчаток, папа не может найти ключи, собака воет от острого желания гулять, а маме больше всего хочется закрыться в спальне и спрятаться под недавно купленное верблюжье одеяло.

Суть Стартовой площадки состоит в том, чтобы выделить определенное место для вещей каждого члена семьи — тех, что они берут с собой, собираясь на работу, школу или в детский сад. Для этого можно специально расчистить ящик в шкафу и поставить туда разноцветные контейнеры для каждого человека.

В эти контейнеры можно бросать ключи от машины, составленные списки покупок, мелочь, записки, квитанции, которые нужно оплатить, диски, которые нужно вернуть и прочее. Утром останется только выгрести содержимое контейнера и не придется рыскать по дому в поисках нужной вещи и нервировать окружающих.

Базовые бумаги-это основная файловая система вашего дома. Она включает медицинские документы, свидетельства, договоры и т. д. То есть, те документы, которые не требуются каждый день, но бывают нужны время от времени.

Вечные бумаги-это ваш архив. Сюда отправляются оплаченные квитанции, документы на ваше жилье, старые налоговые декларации и пр.

Как заставить себя сортировать бумаги?

Заведите специальную Транзитную папку с тремя делениями: для активных, базовых и вечных бумаг. Совсем не трудно бросить наспех квитанцию или выписку в папку, которая всегда под рукой, а раз в неделю, когда придут ваши законные полчаса для канцелярской работы, все бумаги вы найдете в вашей Транзитной папке!

Советы для хранения бумаг разного типа:

1. Расписания, календари, списки основных продуктов, номера телефонов сложите в блокнот на кольцах, пометив листы разноцветными метками. Вы сможете быстро пролистать его, если нужно вспомнить о плане детских занятий на следующей неделе или найти нужный номер телефона.

2. Если вы перестали видеть ваш холодильник, значит, пора упорядочивать поток художественных шедевров вашего ребенка. Складывайте его рисунки в Транзитную папку, а раз в неделю выбирайте лучшие рисунки и делайте выставку, после чего убирайте в ящик с «базовыми» бумагами. В конце года соберите конверт с лучшими работами за год, запечатайте в конверт, подпишите и отправьте в хранилище «вечных» бумаг.

3. Открытки и конверты. Дни рождения, годовщины свадьбы, 8 марта случаются каждый год. Так зачем каждый год заново покупать всю эту канцелярию? Почему бы не закупить сразу весь ассортимент поздравительных открыток и хранить их вместе с набором цветных ручек и марок?

4. Почтовый ящик. Не несите домой рекламные проспекты, объявления москвы и агитационные листы, если вас не интересуют домашние кинотеатры и выборы.

5. Не надейтесь, что вам удастся держать ваши журналы и газеты сложенными в аккуратную стопку на тумбочке. Как правило, в итоге они расползаются неряшливой грудой. Лучше используйте корзину или лоток с низкими бортиками, что поможет соблюдать «контролируемый беспорядок» и не допустит переполнения.

muenchen-ru.de

О СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

характерные виды документации.

КВИТАНЦИИ

При крупных покупках, например, оргтехники, телевизора или ему подобных агрегатов, т. е. вещей, находящихся на гарантии, определен срок – 2 года. Думаю, не следует объяснять, что гарантийный талон без чека на покупку ничего не даст, так как это – простая бумажка. Надеюсь, что наши читатели не являются владельцами роскошных вилл, яхт, гостиниц и подобных объектов, поэтому они не должны отчитываться об источнике денег на приобретение вышеперечисленных вещей. Счета о доставке мебели, от врача или адвоката должны сохраняться в течение трех лет.

БАНКОВСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

По вышеназванным причинам все так называемые “вытяжки” из счетов (Kontoauszuege) обязаны сохраняться по крайней мере два года, а еще лучше – четыре. Это важно для подтверждения безналичных операций, проведенных с помощью вашего счета. Банки и сберегательные кассы также сохраняют всю документацию, причем на протяжении 6 – 10 лет, но отнюдь не обязаны безвозмездно (то есть даром) искать эти бумаги и предоставлять в ваше полное распоряжение.

ОБЯЗАННОСТИ ПО ПЛАТЕЖАМ

При выплате с помощью “ецешки” (EC-Kartenzahlung mit Unterschrift) по кредиту нужно сохранять всю документацию вплоть до полнейшего погашения долга.

АРЕНДА КВАРТИРЫ (MIETE)

Наряду с договором на квартиру (Mietvertrag) и квитанцией о залоге (Kautionsquittung) на долгую память необходимо оставлять абсолютно всю переписку с домоуправлением (Hausverwaltung) и арендодателем (Vermieter). Особенно важен в этой связи документ под названием “Протокол о передаче жилья” (Ьbergabeprotokoll), в котором фиксируется состояние вашего жилища на момент заселения и отмечены все его возможные недостатки.

Если вы получите от арендодателя письменное разрешение на проведение в вашей квартире “перестройки” (Genehmigung zu Um- oder Einbauten), то должны бережно его хранить, чтобы при случае напомнить забывчивому хозяину о его доброте, тыча под нос уличающий документ. Если же у вас нет подобного соглашения, а срок вашего пребывания квартире истек, то после 6 месяцев вы можете смело выбрасывать все “квартирные” бумаги в мусорное ведро.

ПОБОЧНЫЕ ДОХОДЫ (NEBENKOSTEN)

В течение времени вашей аренды вам очень могут пригодиться и квитанции, подтверждающие считывание показателей счетчика. Если стоимость за потребления воды и электричества станет превышать все мыслимые и немыслимые пределы, то вы вправе поинтересоваться: “Почему, собственно?” – особенно в том случае, когда имеются сбои в подаче воды и света.

СТРАХОВКИ

В данном случае все просто, как шоколад: пока не иссякнет срок вашего страхования, все бумаги должны храниться в полном боевом комплекте, так как возможны “разборки” и “наезды”. Если вся необходимая документация у вас будет тщательно собрана, то вам нечего и некого бояться – все будет “чики-пики”!

ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ (FINANZAMT)

В отличие от коммерсантов, люди, работающие по найму, не обязаны сохранять никаких документов, связанных с налогами. Закон четко указывает на то, что это – прерогатива чиновников финансового ведомства. Конечно, не нужно автоматически выбрасывать все письма под шапкой “FINANZAMT”. После “раздачи слонов”, т. е. подтверждения ваших налогов ровно через месяц после получения соответствующих бумаг, можно их смело отправить на “лапшу”.

ПЕНСИЯ

Все бумаги, связанные с пенсией, должны сохраняться до тех пор, пока вы не отправитесь на заслуженный отдых. К этому, прежде всего, относятся документы, подтверждающие выплаты по социальному страхованию (Sozialversicherungsnachweise), которые работодатель ежегодно вам высылает, а также справки о времени вашей безработицы, больничных листах и тому подобные бумаги. Очень важными являются и документы о получении образования и прохождении военной или гражданской службы. При пробелах в вашей биографии они очень пригодятся в качестве доказательства того, что вы в свое время не занимались “околачиванием груш”, а выполняли более благородную миссию. Нет ни малейшего смысла сохранять справки о зарплате, так как все ваши заработки видны как на ладони в документах по социальному страхованию.

АВТОМОБИЛЬ

Протоколы технического осмотра автомобиля (TЬV-Prьfprotokolle) должны сохраняться, но совсем не обязательно иметь их в “бардачке” вашей машины.

СРОКИ РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРОВ (KUENDIGENFRISTEN)

Чаще всего в тексте договора на посещение фитнес-студии или при оформлении Handy записано условие, что ваш контракт продлевается автоматически, если вы в положенный срок (он оговаривается в каждом случае отдельно) письменно не оповестите о вашем нежелании “продолжения банкета” (Kьndigung). Может произойти досадная оплошность: вы забудете об этой “мелочи” и не успеете вовремя отказаться от продления. В данном случае вы останетесь с носом – либо с мобильником. Не надо руководствоваться пословицей: “С глаз долой – из сердца вон”.

Лучше всего держать подобные документы в отдельной папке, причём на виду, а срок истечения договора отметить в еженедельнике жирным красным карандашом.