3 месяц 2 неделя
По секрету всему свету, всему свету расскажу
На этой неделе мы будет узнавать секреты картотеки:
- постараемся понять, что нужно и что не нужно хранить в файлах
- продолжим чистку существующей системы картотеки
- освоим новые инструменты системы организации
Необходимое время: 2,5 часа
Итак, мы переходим к главному – понять, почему стоит обновить или заново создать картотеку.
Представьте, что я пообещала подарить вам шикарный наряд. И сошьют его лучшие портные. Но есть нюанс – я буду вам присылать по одной детальке. Каждый раз при получении посылки будете гадать – что пришло – полочка, рукав или страз для украшения. А кроме того, буду присылать и «обманки», не имеющие отношения к наряду. Если вы примете ненужную вам посылку, то автоматически лишитесь наряда. Не сомневаюсь, что к каждой посылке будете относиться невероятно бдительно.
Ситуация с бумагой очень похожа на описанную выше. Конечно, храня лишнюю бумагу, наряда вы не лишаетесь, зато теряете место на столе, в картотеке и остаетесь без главного приза – возможности выполнять служебные обязанности без лишней нервотрепки.
Взгляните на список наиболее распространенных типов документов. Посчитайте, сколько из них имеют отношение к вам.
1. Документы содержат информацию, которая требует от вас определенных действий в соответствии с направлением деятельности компании.
2. их можно выбросить, сдать в макулатуру или отправить в шрейдер сразу после прочтения
3. немедленно пересылаются коллегам
4. касаются ваших текущих дел и проектов, а значит, их надо поместить в файловую систему.
Вам нужно принят решение – куда именно поместить документ.
Зачем нужны файлы?
- Какая разница как выглядит мой стол, если там есть все, что мне нужно?
Когда бумаги разложены на столе стопками, наиболее часто используемые бумаги обычно разбросаны по столу. Обычно в верху каждой стопки лежат 5-6 документов, к которым обращаетесь чаще всего. Все остальное – смесь мусора и документов, которые надо сдать в архив.
Вы можете помнить, что находится в кипах бумаг, нагроможденных на столе, в шкафах и на полу. Но это не эффективно.
Файловая система – логически выстроенное собрание необходимых документов. С ней все необходимое всегда под рукой. А это экономит время и силы.
- Я не знаю понадобиться ли мне этот документ в будущем. Может лучше хранить все?
В нас часто живет страх совершить ошибку. «Береженого бог бережет» думаем мы.
Совершив однажды роковую ошибку, мы дуем на холодную воду – храним все документы на всякий случай.
Из опыта надо извлекать уроки, а не зацикливаться на ошибках.
Когда необходимо принять решение, а нас охватывает паника, остановитесь. Сделайте несколько глубоких вдохов. Вы должны принять верное решение, а не пугаться страха.
- Я знаю что надо сохранить этот документ. Что делать дальше?
Сперва понять, что кабинет не резиновый. И совершить с документом мы можем не более 10 действий. Вот несколько вопросов, чтобы определить дальнейшую судьбу документа:
• Является этот документ частью проекта, над которым сейчас работаю? Если это новый проект – у вас должен быть файл с его названием. Позже мы научимся делить проект на разделы.
• Необходимо сохранить эту информацию?
Причины, по которым необходимо хранить документ, даже если он не относится к текущему проекту:
- содержит информацию, которая понадобится в дальнейшем
- юридически важный документ, пригодится если возникнут проблемы
- в нем указано, что надо сделать по работе
- он касается отношений с организацией – страховка, коллективный договор, переписка с отделом кадров и т. п.
• Как избавиться от документа, если он не нужен? В зависимости от политики компании – мусорная корзина, макулатура, шрейдер.
• Вы новичок в компании? Если работаете на этом месте меньше года, отложите документы, в судьбе которых сомневаетесь, в отдельную стопку «под вопросом», рассортируйте их по проектам, скрепите вместе, и спросите совета у коллеги.
- Система файлов была у меня и раньше, только она не работала.
Если файлы лежат в ящике стола, вы их не видите, а значит, и не пользуетесь. Картотека сама не откроется и не выдаст информацию.
Возможны 4 причины, по которым ваша система не работала:
1. Вы унаследовали ее от предшественника на своем рабочем месте, а раз создали не вы, ею неудобно пользоваться
2. Систему создали вы, но она не соответствует вашему образу мышления и методу работы с документами
3. вы использовали элементы разных организационных систем
4. вы проработали со своей системой меньше трех недель
- Что делать с документами, с которыми надо немедленно работать?
Они попадут в раздел под названием «В работе». Чтобы не забыть просмотреть эти документы, назначьте себе ежедневно время и установите на компьютере таймер – он не даст вам забыть. Просматривать файлы легче, чем ворошить горы бумаги.
- А может все-таки держать файлы на столе?
Если любите хранить часто используемые файлы на столе – заведите специальный держатель. Только не ставьте на столе несколько держателей, подменяя ими систему. Это все равно, что вместо одежного шкафа хранить одежду на кровати.
-Где коллеги должны оставлять для меня письма, документы и т. п.?
Заведите 2 лотка и подпишите их «входящая/исходящая корреспонденция» Не используйте эти лотки для бумаг. С которыми не знаете, что делать. На столе нет места для лотков – сделайте настенные держатели с кармашками. Если сотрудники заходят не только отдать документы, но и поболтать – это положит конец лишним разговорам. Бросят документы в кармашек – и свободны.
- Мои файлы вечно трещат по швам. В чем причина и как с этим бороться?
Давайте, сперва, поговорим о том, как использовать файл. Кладите свежие материалы хоть вверх, хоть вниз, только помните, где их искать.
Нет ли у вас привычки хранить в файле документы по какой-то теме, избегая принятия решения? Не помещаете ли в файл документы, которые надо выбросить? Вам кажется, что сложив все бумаги в один файл (папку) – хороший способ избежать принятия решения, но на самом деле это гарантия хаоса.
Хранить необходимо только актуальные данные. Периодически просматривайте и удаляйте документы, которые потеряли значимость в связи с обновлением информации. Вычеркивать пункты из списка неотложных дел любят все. Очистка файлов от устаревших документов доставит не меньшее удовольствие.
- Мне не хватает мест для файлов. Что делать?
Скорее всего вы нерационально используете пространство кабинета. Очень часто документы, которые надо отправить в архив занимают много места.
Если вы сдали все в архив, а места по-прежнему не хватает – переговорите с руководством о дополнительных шкафах. Потом вы составите список всех файлов, который будет лежать в справочном скоросшивателе в вашем столе.
-Как работать с общими файлами?
В крупных организациях есть общие папки и файлы. Какая бы система не существовала в организации, ее надо уважать и поддерживать. Если не вы отвечаете за эту систему, хорошенько подумайте, прежде чем высказать свое мнение о том, как улучшить систему. Желая сделать доброе дело, вы можете обидеть людей, которые за нее отвечали не один год. Непрошенный совет часто воспринимается как осуждение, а ваше стремление помочь может обернуться против вас.
Если вы отвечаете за систему общих фалов, проведите опрос среди сослуживцев – что им в ней нравится, что не нравится. Есть ли у них предложения как это сделать? Это сделает переход на новую систему менее болезненным. Как бы ни была плоха или хороша существующая система, многие к ней привыкли и все равно будут ворчать и жаловаться.
Принадлежности для картотеки.
Вам могут понадобиться:
- подвесные папки для файлов с широким дном
- обычные подвесные папки
- папки А3 и А4, разных цветов
- машинка для печати ярлыков с дополнительными катриджами (можете напечатать их на компьютере, только запаситесь расходными материалами)
- бирки для файлов, лучше длинные
-клейкие листочки
Настрой на победу
-Убедитесь, что корзина для бумаг стоит рядом.
-Приготовьте все принадлежности, заранее снимите упаковки.
- Запаситесь водой. Хорошенько поешьте и приготовьте еду – перекусить.
Расчистка файлов – занятие не самое веселое, зато какая награда! На следующей неделе вы оцените значение своей работы. Как уходят лишние килограммы, так и ваше рабочее место будет становиться все светлее.
На этой неделе мы будет узнавать секреты картотеки:
- постараемся понять, что нужно и что не нужно хранить в файлах
- продолжим чистку существующей системы картотеки
- освоим новые инструменты системы организации
Необходимое время: 2,5 часа
Итак, мы переходим к главному – понять, почему стоит обновить или заново создать картотеку.
Представьте, что я пообещала подарить вам шикарный наряд. И сошьют его лучшие портные. Но есть нюанс – я буду вам присылать по одной детальке. Каждый раз при получении посылки будете гадать – что пришло – полочка, рукав или страз для украшения. А кроме того, буду присылать и «обманки», не имеющие отношения к наряду. Если вы примете ненужную вам посылку, то автоматически лишитесь наряда. Не сомневаюсь, что к каждой посылке будете относиться невероятно бдительно.
Ситуация с бумагой очень похожа на описанную выше. Конечно, храня лишнюю бумагу, наряда вы не лишаетесь, зато теряете место на столе, в картотеке и остаетесь без главного приза – возможности выполнять служебные обязанности без лишней нервотрепки.
Взгляните на список наиболее распространенных типов документов. Посчитайте, сколько из них имеют отношение к вам.
1. Документы содержат информацию, которая требует от вас определенных действий в соответствии с направлением деятельности компании.
2. их можно выбросить, сдать в макулатуру или отправить в шрейдер сразу после прочтения
3. немедленно пересылаются коллегам
4. касаются ваших текущих дел и проектов, а значит, их надо поместить в файловую систему.
Вам нужно принят решение – куда именно поместить документ.
Зачем нужны файлы?
- Какая разница как выглядит мой стол, если там есть все, что мне нужно?
Когда бумаги разложены на столе стопками, наиболее часто используемые бумаги обычно разбросаны по столу. Обычно в верху каждой стопки лежат 5-6 документов, к которым обращаетесь чаще всего. Все остальное – смесь мусора и документов, которые надо сдать в архив.
Вы можете помнить, что находится в кипах бумаг, нагроможденных на столе, в шкафах и на полу. Но это не эффективно.
Файловая система – логически выстроенное собрание необходимых документов. С ней все необходимое всегда под рукой. А это экономит время и силы.
- Я не знаю понадобиться ли мне этот документ в будущем. Может лучше хранить все?
В нас часто живет страх совершить ошибку. «Береженого бог бережет» думаем мы.
Совершив однажды роковую ошибку, мы дуем на холодную воду – храним все документы на всякий случай.
Из опыта надо извлекать уроки, а не зацикливаться на ошибках.
Когда необходимо принять решение, а нас охватывает паника, остановитесь. Сделайте несколько глубоких вдохов. Вы должны принять верное решение, а не пугаться страха.
- Я знаю что надо сохранить этот документ. Что делать дальше?
Сперва понять, что кабинет не резиновый. И совершить с документом мы можем не более 10 действий. Вот несколько вопросов, чтобы определить дальнейшую судьбу документа:
• Является этот документ частью проекта, над которым сейчас работаю? Если это новый проект – у вас должен быть файл с его названием. Позже мы научимся делить проект на разделы.
• Необходимо сохранить эту информацию?
Причины, по которым необходимо хранить документ, даже если он не относится к текущему проекту:
- содержит информацию, которая понадобится в дальнейшем
- юридически важный документ, пригодится если возникнут проблемы
- в нем указано, что надо сделать по работе
- он касается отношений с организацией – страховка, коллективный договор, переписка с отделом кадров и т. п.
• Как избавиться от документа, если он не нужен? В зависимости от политики компании – мусорная корзина, макулатура, шрейдер.
• Вы новичок в компании? Если работаете на этом месте меньше года, отложите документы, в судьбе которых сомневаетесь, в отдельную стопку «под вопросом», рассортируйте их по проектам, скрепите вместе, и спросите совета у коллеги.
- Система файлов была у меня и раньше, только она не работала.
Если файлы лежат в ящике стола, вы их не видите, а значит, и не пользуетесь. Картотека сама не откроется и не выдаст информацию.
Возможны 4 причины, по которым ваша система не работала:
1. Вы унаследовали ее от предшественника на своем рабочем месте, а раз создали не вы, ею неудобно пользоваться
2. Систему создали вы, но она не соответствует вашему образу мышления и методу работы с документами
3. вы использовали элементы разных организационных систем
4. вы проработали со своей системой меньше трех недель
- Что делать с документами, с которыми надо немедленно работать?
Они попадут в раздел под названием «В работе». Чтобы не забыть просмотреть эти документы, назначьте себе ежедневно время и установите на компьютере таймер – он не даст вам забыть. Просматривать файлы легче, чем ворошить горы бумаги.
- А может все-таки держать файлы на столе?
Если любите хранить часто используемые файлы на столе – заведите специальный держатель. Только не ставьте на столе несколько держателей, подменяя ими систему. Это все равно, что вместо одежного шкафа хранить одежду на кровати.
-Где коллеги должны оставлять для меня письма, документы и т. п.?
Заведите 2 лотка и подпишите их «входящая/исходящая корреспонденция» Не используйте эти лотки для бумаг. С которыми не знаете, что делать. На столе нет места для лотков – сделайте настенные держатели с кармашками. Если сотрудники заходят не только отдать документы, но и поболтать – это положит конец лишним разговорам. Бросят документы в кармашек – и свободны.
- Мои файлы вечно трещат по швам. В чем причина и как с этим бороться?
Давайте, сперва, поговорим о том, как использовать файл. Кладите свежие материалы хоть вверх, хоть вниз, только помните, где их искать.
Нет ли у вас привычки хранить в файле документы по какой-то теме, избегая принятия решения? Не помещаете ли в файл документы, которые надо выбросить? Вам кажется, что сложив все бумаги в один файл (папку) – хороший способ избежать принятия решения, но на самом деле это гарантия хаоса.
Хранить необходимо только актуальные данные. Периодически просматривайте и удаляйте документы, которые потеряли значимость в связи с обновлением информации. Вычеркивать пункты из списка неотложных дел любят все. Очистка файлов от устаревших документов доставит не меньшее удовольствие.
- Мне не хватает мест для файлов. Что делать?
Скорее всего вы нерационально используете пространство кабинета. Очень часто документы, которые надо отправить в архив занимают много места.
Если вы сдали все в архив, а места по-прежнему не хватает – переговорите с руководством о дополнительных шкафах. Потом вы составите список всех файлов, который будет лежать в справочном скоросшивателе в вашем столе.
-Как работать с общими файлами?
В крупных организациях есть общие папки и файлы. Какая бы система не существовала в организации, ее надо уважать и поддерживать. Если не вы отвечаете за эту систему, хорошенько подумайте, прежде чем высказать свое мнение о том, как улучшить систему. Желая сделать доброе дело, вы можете обидеть людей, которые за нее отвечали не один год. Непрошенный совет часто воспринимается как осуждение, а ваше стремление помочь может обернуться против вас.
Если вы отвечаете за систему общих фалов, проведите опрос среди сослуживцев – что им в ней нравится, что не нравится. Есть ли у них предложения как это сделать? Это сделает переход на новую систему менее болезненным. Как бы ни была плоха или хороша существующая система, многие к ней привыкли и все равно будут ворчать и жаловаться.
Принадлежности для картотеки.
Вам могут понадобиться:
- подвесные папки для файлов с широким дном
- обычные подвесные папки
- папки А3 и А4, разных цветов
- машинка для печати ярлыков с дополнительными катриджами (можете напечатать их на компьютере, только запаситесь расходными материалами)
- бирки для файлов, лучше длинные
-клейкие листочки
Настрой на победу
-Убедитесь, что корзина для бумаг стоит рядом.
-Приготовьте все принадлежности, заранее снимите упаковки.
- Запаситесь водой. Хорошенько поешьте и приготовьте еду – перекусить.
Расчистка файлов – занятие не самое веселое, зато какая награда! На следующей неделе вы оцените значение своей работы. Как уходят лишние килограммы, так и ваше рабочее место будет становиться все светлее.
|
|
Печать | Получить код для блога/форума/сайта |
Коды для вставки:
Как это будет выглядеть?
Скопируйте код и вставьте в окошко создания записи на LiveInternet, предварительно включив там режим "Источник"
HTML-код:
|
|
| BB-код для форумов: |
Как это будет выглядеть?
Страна Мам → 3 месяц 2 неделя
| По секрету всему свету, всему свету расскажу На этой неделе мы будет узнавать секреты картотеки: - постараемся понять, что нужно и что не нужно хранить в файлах - продолжим чистку существующей системы картотеки - освоим новые инструменты системы организации Необходимое время: 2,5 часа Итак, мы переходим к главному – понять, почему стоит обновить или заново создать картотеку. Читать полностью |
| +15 |
Ягуарушка
|
108 комментариев |
Комментарии
А на работе архив копить не надо - он и так практически у всех накоплен, от него избавляться необходимо, но это так трудно)))
Все выбросить рискованно - можно и необходимого ненароком лишиться
Перед родами у нас был ремонт - вот когда я все перебрала. Теперь уж так не оторвешься...
↑ Перейти к этому комментарию
↑ Перейти к этому комментарию
мое настроение хорошее вроде возвращается, сын выздоровел, делаю зарядку, сегодня сделала замеры, спустя месяц после начала занятий в животе минус 8 см!! в бедрах минус 10 см!
я такая радостная
мое настроение хорошее вроде возвращается, сын выздоровел, делаю зарядку, сегодня сделала замеры, спустя месяц после начала занятий в животе минус 8 см!! в бедрах минус 10 см!
я такая радостная
↑ Перейти к этому комментарию
Настя, а я не знаю что тут помогло, то что есть стала не меньше, но по-другому (исключила белый хлеб), пироги как ела так и ем (и утром и вечером), только шоколад перестала есть, не хочется, завтрак плотный как тут и советовали, есть маленькими порциями, убрала гарниры, просто мясо с овощами, много овощей, зеленый коктейли и молоко, все
а упражнения, тут где-то скачала видео, хотела сссылку сейчас дать, не могу найти
вот здесь можно почитать про нее http://vse-uroki.ru/sport-zdorovie/7450-metod-trejsi-anderson-the-tracy-anderson-method-presents-post-pregnancy-workout.html
А ты, как всегда - молодчина!
Надо вернуться к домашним делам и к зарядке. А пока разгружала голову вышивкой и шитьём- что для меня совсем не обычное дело. Но вот что-то потянуло. На руках сшила летнюю сумку-авоську, сумочку-клатч и мешочек для бигутишек, вышила картинку на дачу. Вот.
ставят мне его регулярно..но я девица без головы..поэтому сразу же хватаю дитя..начинаю таскать ведра с водой...и со всяким хламом...я ж сильная
да и все же вчера раскроила себе платье...даже наметала...но это так тяжело было сделать...малая не двал...и мама хоть и суп сварила..и посуду мыла..и за дитем смотрела...но большего я не смогла осилить...
а поднимать с прямой спиной ведь нужно...мне так муж..говорит...
Еще - когда зубки чистишь - не нагибайся вперед. До меня дошло, как это вредно для позвоночника только после фильмов зарубежных - они почти во всех стоят с прямой спинкой.
ставят мне его регулярно..но я девица без головы..поэтому сразу же хватаю дитя..начинаю таскать ведра с водой...и со всяким хламом...я ж сильная
да и все же вчера раскроила себе платье...даже наметала...но это так тяжело было сделать...малая не двал...и мама хоть и суп сварила..и посуду мыла..и за дитем смотрела...но большего я не смогла осилить...
↑ Перейти к этому комментарию
А еще психосоматикой не интересовалась? боли с точки зрения психологии? у меня почти все болячки психосоматического характера и от нервов
А еще психосоматикой не интересовалась? боли с точки зрения психологии? у меня почти все болячки психосоматического характера и от нервов
↑ Перейти к этому комментарию
Сперва окучь ее зубочисткой - пусть немножко корневую систему подростит
она легко приживается. только нельзя пересушивать
Вставка изображения
Можете загрузить в текст картинку со своего компьютера: